探析實(shí)戰(zhàn)ERP避免時(shí)間差導(dǎo)致的庫存量變更
沃奇公司又出新問題了。ERP追求企業(yè)資源的精準(zhǔn)控制，無論是采購、庫存還是物料申領(lǐng)，為了最小限度的占用企業(yè)的流動(dòng)資金，要盡可能實(shí)現(xiàn)按需制定計(jì)劃。然而，沃奇公司的物料申領(lǐng)卻偏偏無法實(shí)現(xiàn)按需定制。
前天，沃奇公司ERP項(xiàng)目經(jīng)理劉偉匆匆忙忙找到阿峰："我們生產(chǎn)部門的一些連續(xù)性物料，像PVC等無法實(shí)現(xiàn)按需領(lǐng)取，一般都是成箱成批的領(lǐng)，一次領(lǐng)的料往往會(huì)用在幾個(gè)生產(chǎn)任務(wù)中。在流程重組的時(shí)候，就是考慮到這一點(diǎn)才沒有改變?cè)瓉淼念I(lǐng)料流程，可ERP要求盡可能及時(shí)準(zhǔn)確的反應(yīng)物料的使用情況，這可怎么辦？"
自動(dòng)扣料實(shí)施流程
"意料之中!"阿峰心里明白，很多制造企業(yè)都會(huì)遇到這個(gè)問題，由于生產(chǎn)中常常用到一些連續(xù)性的、不可分割或者分割起來麻煩的材料，如注塑用的PVC，五金行業(yè)用的連續(xù)性端子、鋼筋等，這些物料根本無法實(shí)現(xiàn)按需領(lǐng)取，因此這樣的領(lǐng)料流程也就不可能按照ERP物料精準(zhǔn)控制進(jìn)行重組。正是認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，許多ERP產(chǎn)品中都預(yù)置了"自動(dòng)扣料"的功能。
"自動(dòng)扣料？"劉偉像許多剛從事ERP實(shí)施的IT人員一樣，根本沒有自動(dòng)扣料的概念。看來阿峰還得為此多費(fèi)些口舌。
其實(shí)，自動(dòng)扣料就是在成品審核入庫的時(shí)候，系統(tǒng)自動(dòng)核算入庫全部成品需要的物料數(shù)量，生成一張自動(dòng)扣料單，系統(tǒng)根據(jù)自動(dòng)扣料單自動(dòng)從設(shè)置的倉庫里把料減掉，完成物料申領(lǐng)流程。具體實(shí)現(xiàn)，阿峰制定了一個(gè)實(shí)施流程：
第一步，在物料管理模塊里，找出連續(xù)性的物料，授予自動(dòng)扣料屬性。
第二步，為跟倉庫現(xiàn)存物料區(qū)分，特別設(shè)置一個(gè)虛擬倉庫"車間倉庫"。
第三步，在實(shí)際申領(lǐng)物料前，車間先開物料移庫單，把物料從物料倉庫領(lǐng)到車間倉庫。生產(chǎn)完工開入庫單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一張自動(dòng)扣料單，審核完畢后，物料就會(huì)自動(dòng)從車間倉庫里扣除。車間倉庫里剩下的物料，就是多領(lǐng)的物料。
第四步，系統(tǒng)在計(jì)算成本的時(shí)候，不是按物料移庫單的數(shù)量來計(jì)算成本，而是按自動(dòng)扣料單來計(jì)算。自動(dòng)扣料單會(huì)從入庫單信息里得到對(duì)應(yīng)的工單信息，然后在計(jì)算成本的時(shí)候，再關(guān)聯(lián)到相應(yīng)的生產(chǎn)單據(jù)。
第五步，每張訂單生產(chǎn)完成或者月末，清點(diǎn)車間倉庫的庫存，把剩余的物料通過物料移庫單退到物料倉庫。
實(shí)施自動(dòng)扣料的五個(gè)注意事項(xiàng)
盡管實(shí)施流程明確，但在實(shí)施過程中，仍然不能掉以輕心，有一些問題在實(shí)施時(shí)需要注意：
① 在實(shí)施自動(dòng)領(lǐng)料流程時(shí)，最好設(shè)置一個(gè)獨(dú)立的虛擬倉庫，跟一般的物料存儲(chǔ)倉庫要進(jìn)行區(qū)別。以前有人在實(shí)施時(shí)，不做物料移庫單。從倉庫拿材料到車間的時(shí)候，不開單子，直接拿料。后來退庫又不及時(shí)，在庫存盤點(diǎn)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)物料缺少。因沒有單據(jù)，說不清物料的實(shí)際去向，造成物料丟失或無法統(tǒng)計(jì)。
② 自動(dòng)扣料單可以進(jìn)行自動(dòng)審核。即在做入庫動(dòng)作時(shí)，該扣料單不僅會(huì)自動(dòng)生成而且還自動(dòng)審核。是否進(jìn)行自動(dòng)審核可根據(jù)各公司的實(shí)際情況而定，若BOM對(duì)連續(xù)性物料定義準(zhǔn)確，并且在實(shí)際生產(chǎn)中，用料差異不大，可以自動(dòng)審核。否則，為了保證扣料過程中不出錯(cuò)誤，盡量不要選則自動(dòng)審核。
③ 即使扣料單選擇了自動(dòng)審核，還要注意檢查核對(duì)，并要檢查車間倉庫是否有足夠的物料。
就在為沃奇公司實(shí)施自動(dòng)扣料時(shí)，一天丁經(jīng)理火急火燎的打電話給阿峰，問有幾張單子在扣料時(shí)，車間的物料沒有自動(dòng)扣去，是怎么回事情，是否系統(tǒng)有漏洞。阿峰趕到公司，一看，原來是自動(dòng)扣料單沒有審核成功。仔細(xì)調(diào)查發(fā)現(xiàn)原來是車間里沒有足夠的物料造成物料移庫單和自動(dòng)扣料單無法審核，當(dāng)然無法自動(dòng)扣料。
④ 車間倉庫的料要及時(shí)清理。一些公司為了工作方便，對(duì)領(lǐng)來的連續(xù)性物料不做定時(shí)清理，常常到?jīng)]有生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，再進(jìn)行清理。這么做，容易導(dǎo)致庫存帳目不準(zhǔn)，進(jìn)而造成物料需求不準(zhǔn)。
⑤ 由于自動(dòng)扣料須在成品入庫時(shí)進(jìn)行，因此在考慮物料的時(shí)候，要注意自動(dòng)扣料與實(shí)際生產(chǎn)用料之間的時(shí)間差。
如一張生產(chǎn)定單，要用到PVC料3.2箱子，車間從倉庫領(lǐng)了4箱，此時(shí)倉庫里還剩2箱。若我們生產(chǎn)到一半的時(shí)候，又安排一張生產(chǎn)單，要用PVC料3.1箱，此時(shí)由于成品還沒有入庫，尚未做自動(dòng)扣料，庫存顯示倉庫還剩下2箱，而車間倉庫還剩下4箱，總共剩料6箱足夠應(yīng)對(duì)這張新訂單3.1箱的PVC用料。而實(shí)際上，將兩張訂單用料相加不難發(fā)現(xiàn)，兩張訂單共需用PVC料6.3箱，而所有的倉庫存量只有6箱，顯然無法滿足用料需求。
因此，為避免時(shí)間差導(dǎo)致的庫存量無法及時(shí)反應(yīng)實(shí)際情況，當(dāng)生產(chǎn)周期較長(zhǎng)時(shí)，完工產(chǎn)品可分批及時(shí)入庫，保證物料得到及時(shí)扣減；考慮需要，可以把車間倉庫設(shè)置為不納入物料需求計(jì)算當(dāng)中；做移庫業(yè)務(wù)時(shí)，盡量不要多領(lǐng)，一次不要把一個(gè)月的用量都領(lǐng)過去；要定期清理車間倉庫，最好一張訂單清理一次。多余料及時(shí)歸還倉庫。
